Een relatief grote kostenpost zijn toch vaak de accountantskosten. Uit onderzoek is gebleken dat de kosten enorm variëren tussen verschillende bedrijven om de jaarrekening en aangifte inkomstenbelasting op te stellen. Wat kunt u er aan doen om de accountantskosten te beperken?
Wat doet de accountant precies?
Om een jaarrekening op te stellen worden in een notendop de volgende werkzaamheden verricht
1. Aansluiten van de kolommenbalans (balans en winst- en verliesrekening)
2. Cijferbeoordeling en afwijkende posten identificeren
3. Onderbouwen van afwijkende posten
4. Jaarrekening opstellen
De accountant gaat de balans aansluiten met onderliggende stukken. Enkele voorbeelden hiervan zijn:
– Aansluiten banksaldo administratie met het eindsaldo van een bankafschrift
– Debiteurensaldo op de balans aansluiten met facturen en een openstaande postenlijst
– Crediteurensaldo op de balans aansluiten met nog te betalen facturen
– Voorraadsaldo op de balans aansluiten met voorraadlijst
Door zelf deze controles uit te voeren, en de onderliggende stukken te kopiëren voor de accountant, zorgt u ervoor dat deze werkzaamheden sneller uitgevoerd kunnen worden. Wanneer u periodiek deze aansluitingen zelf maakt, zorgt u ervoor dat uw onderneming meer in control is.
De accountant zal hierna de cijfers beoordelen aan de hand van een norm. De norm kan bijvoorbeeld het voorgaand jaar zijn. Hierbij beoordeelt hij welke posten opvallen. Een voorbeeld:
| Post | Huidig jaar (€) | Vorig jaar (€) | % Afwijking |
| Omzet | €150.000 | €60.000 | 150% |
| Kostprijs omzet | €60.000 | €25.000 | 140% |
| Autokosten | €5.000 | €10.000 | -50% |
Stel dat de accountant bovenstaande cijfers ziet van uw onderneming. De omzet is explosief gegroeid ten opzichte van vorig jaar. De energiekosten zijn echter sterk gedaald. De accountant wil hiervoor een verklaring hebben. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u meer afnemers heeft gehad in het huidige jaar, en dat de energiekosten zijn gedaald door een teruggave van de energieleverancier. Het is daarom raadzaam om zelf de cijfers van het huidige en voorgaand jaar te vergelijken. Eventuele opvallende afwijkingen kunt u dan onderbouwen met uitleg en aanvullende informatie, zoals facturen.
Fouten in de administratie
Vaak zal de accountant diverse correcties in uw administratie maken. Enkele voorbeelden zijn het opnemen van schulden en het corrigeren van de loonjournaalpost . Hoelang heeft hij nodig om fouten uit de administratie te halen, en welke fouten zijn dit? U kunt hier namelijk van leren, zodat dit volgend jaar niet meer hoeft.
Vergelijken van accountants
Het kan zijn dat uw accountantskantoor te veel vraagt voor de werkzaamheden die ze moeten doen. U kunt dit beoordelen door eens in de zoveel tijd offertes op te vragen van andere accountantskantoren. Kunnen deze kantoren de werkzaamheden voor minder doen? Overleg dan eens met uw accountant of de factuur ook omlaag kan. Vaak zal blijken dat er genoeg mogelijkheden zijn. U kunt voor het vergelijken gebruik maken van een vergelijkingssite.
Conclusie
Er zijn veel mogelijkheden om het werk voor de accountant makkelijker te maken. Hierdoor heeft de accountant minder tijd nodig, wat accountantskosten besparen mogelijk maakt. Het is aanbevolen om diverse werkzaamheden voor de accountant te doen, alvorens hij de jaarrekening voor u gaat opstellen. Zorg ervoor dat alle onderbouwingen van de balans en winst- en verliesrekening aanwezig zijn. Daarnaast kunt u opvallende afwijkingen ten opzichte van voorgaand jaar onderbouwen voor de accountant.
