Sinds 1 januari 2015 is de werkkostenregeling (WKR) verplicht voor alle werkgevers.
In de praktijk blijkt dat er vaak nog veel onduidelijkheid bestaat over de WKR.
Onder de WKR mag u maximaal 1,2% van de totale fiscale loonsom (ook wel de vrije ruimte) gebruiken voor onbelaste vergoedingen aan uw werknemers. Stijgt het totale bedrag aan onbelaste vergoedingen boven de 1,2%, dan vindt er een eindheffing plaats, welke 80% van de overschrijding bedraagt. Om te bepalen of er een eindheffing plaats moet vinden, is het handig om eerst te kijken welke kosten de Belastingdienst beschouwd als WKR gerelateerde kosten.
Er bestaan drie categorieën die worden beschouwd als vergoedingen die niet binnen de WKR vallen (en dus vrijgesteld zijn van eindheffing):
1. Gerichte vrijstellingen
2. Nihil-waarderingen
3. Intermediaire kosten
Gerichte vrijstellingen
Binnen de werkkostenregeling bestaan enkele vergoedingen en verstrekkingen die vrijgesteld zijn. Hier hoeft dus geen eindheffing over betaald te worden. De gerichte vrijstellingen omvatten:
– Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden en dergelijke
– Maaltijden en consumpties bij dienstreizen en zakenrelaties
– Personeelsfeesten op werkplek
– Reiskostenvergoedingen voor reizen met eigen vervoer (maximaal €0,19 per kilometer)
– Reiskosten openbaar vervoer
– Zakelijke verhuiskosten tot €7.750 plus de kosten van het overbrengen van de inboedel
– Tijdelijke verblijfkosten bij dienstreizen (let wel op het dagencriterium)
– Studiekosten (bijscholing, cursussen, seminars, congressen e.d.)
– Kosten voor het groot rijbewijs
– Kosten van outplacement
– Lidmaatschappen van beroepsverenigingen
– Kleine geschenken (onder de €25, geen geld of waardebonnen)
– Bedrijfsfitness op de werkplek
– In bruikleen gestelde apparatuur, materialen en gereedschap die op de werkplek achtergelaten worden
– Bedrijfskleding dat op de werkplek achtergelaten wordt
– Producten uit eigen bedrijf/personeelskortingen tot 20% met een maximum van €500 per jaar
Nihil waarderingen
Voor de navolgende soorten loon bestaat er een nihil waardering. Hierover hoeft geen eindheffing betaald te worden.
– Consumpties op de werkplek, mits het geen maaltijd is (denk aan koffie, thee)
– Mobiele telefoons, welke voor meer dan 10% zakelijk gebruikt worden
– Laptops/tablets, welke voor ten minste 90% zakelijk gebruikt worden
– Bedrijfskleding welke nagenoeg uitsluitend geschikt is (90%) om tijdens het werk te dragen (denk aan uniformen), of voorzien zijn van logo’s welke een oppervlakte hebben van tenminste 70cm²
– Medische keuringen t.b.v. verzuimbeleid
– EHBO-cursussen en stoelmassages (Arbo plan)
Intermediaire kosten
Intermediaire kosten zijn kosten die de werknemer maakt voor de werkgever. De werknemer kan bijvoorbeeld koffie halen voor de kantine, of getankt hebben voor de zakelijke auto. Over deze kosten, welke de werknemer heeft “voorgeschoten”, hoeft geen eindheffing betaald te worden.
Kosten die vallen in de werkkostenregeling
De navolgende kosten vallen onder de werkkostenregeling. Als de totale kosten hoger zijn dan 1,2% van de totale fiscale loonsom, dan moet er een eindheffing betaald worden).
– Andere maaltijden op de werkplek (werklunches)
– Vergoeding koffiegeld voor vertering in kantine
– Vergoeding onregelmatige diensten
– Personeelsfeest op externe locatie (lees: niet binnen het bedrijf)
– Niet verhaalde verkeersboetes op werknemers
– Deel van reiskostenvergoeding dat boven de €0,19 per kilometer valt
– Mobiele telefoons welke minder dan 10% zakelijk gebruikt worden
– Laptops/tablets welke minder dan 90% zakelijk gebruikt worden
– Kosten persoonlijke verzorging
– Vergoeding vakbondscontributie
– Werkgeversbijdragen aan personeelsvereniging
– Bedrijfsfitness buiten de werkplek
– Werkkleding zonder logo’s (70cm²), welke meegenomen worden naar huis, en niet uitsluitend geschikt zijn voor het werk
Voorbeeld berekenen eindheffing
Onderneming XYZ heeft een totale fiscale loonsom van €100.000. over het jaar 2015 zijn de volgende gegevens bekend:
– Bedrijfsfeest externe locatie ad. €5.000
– Sinterklaasfeest op werkplek ad. €450
– Uitbetaalde kilometervergoedingen 6.000 km x €0,19
– Declaraties werknemers (voorgeschoten) €150
Allereerst berekenen we de vrije ruimte, welke 1,2% de fiscale loonsom is. Dit bedraagt (0,012 x €100.000) €1.200.
Hierna kijken we welke kosten vrijgesteld zijn. Dit betreft het sinterklaasfeest (op de werkplek, dus vrijstelling), kilometervergoedingen (tot €0,19 per kilometer vrijgesteld), en de declaraties van werknemers (intermediaire kosten).
De enige kosten welke in de WKR vallen, is het bedrijfsfeest. Dit aangezien hij op een externe locatie is geweest. De vrije ruimte wordt overschreden met €3.800 (€5.000 – €1.200). Over deze €3.800 moet 80% eindheffing worden afgedragen, wat neer komt op €3.040 (0,80 x €3.800).
De eindheffing moet uiterlijk de 1e aangifte loonheffingen van het volgende jaar worden opgegeven.
